Ervaringen zelfsturende teams 
Interview met Ricardo Jacobs

Ricardo, je bent nu bijna anderhalf jaar lid van een zelf organiserend team, weet je nog hoe het voor jou was in het begin? Had je een goed beeld bij wat je kon verwachten?   

Nee, ik kon me er in het begin niet veel bij voorstellen. Mijn eerste indruk was dat het voornamelijk een afspraak was om meer proactief te gaan werken. Nu is dat wel een onderdeel van zelforganisatie maar het is zoveel meer, heb ik ontdekt. Het werken vanuit een purpose is wel echt een andere manier om tegen je werk aan te kijken, dat betekent meer dan alleen proactief zijn.  

Ook het rollen- en werkoverleg was in het begin heel onwennig, maar dat was het voor iedereen. We hadden gezamenlijk geaccepteerd dat het zwemmen zou zijn in het begin. Na verloop van tijd werd het steeds makkelijker en het vasthouden aan de regelmaat van deze meetings helpt dan om te groeien.   

Kan je aangeven wat deze manier van werken voor jou het meest heeft opgeleverd? 

Je leert veel beter te kijken naar de problemen die je tegenkomt in je werk. Doordat je deze als spanning moet benoemen in het rollen- en werkoverleg moet je het heel concreet maken, hierdoor weet je al snel waar mogelijke oplossingen zitten. Een ander voordeel van het regelmatig benoemen van je spanningen is dat het dan ook niet zolang doorsuddert. 

Binnen zelforganisatie is de afspraak dat je bij het benoemen van spanningen ook al een voorstel doet om de spanning weg te nemen. Maakt het uit dat je zelf ook een voorstel kan definiëren? 

Dit helpt wel voor dingen die je zelf kan oplossen maar is lastiger bij zaken die niet bij jou liggen. Je wilt niet de aap op iemand anders’ schouder zetten. Maar ja, doordat je, middels een voorstel, rollen kunt aanpassen en hierdoor je spanning kan wegnemen, helpt zeker. Het is ook heel makkelijk want je hebt de purpose, de kaders en de spelregels helder dus je weet het speelveld. Als je dit niet hebt dan voelt het aanpassen van een rol (of functie) heel zwaar en zeker niet iets wat je regelmatig zou doen. Wij voeren ook hele kleine veranderingen door in rollen door ze iets scherper op te schrijven bijvoorbeeld. Door dit geregeld te doen, is de drempel lager om ook grote veranderingen door te voeren.  

Zijn er ook aspecten aan zelforganisatie die je lastig vindt? 

Het is ook een nadeel dat je spanningseigenaar bent en een voorstel moet bedenken. Ik heb ook wel spanningen gehad waar ik gewoon last van had zonder dat het evident was wat je eraan kon doen. Gelukkig heb je dan een team om op terug te vallen. Deze spanningen zijn uiteindelijk opgelost doordat iemand anders met een voorstel kwam in het rollen- en werkoverleg.  

Soms is een spanning ook dat iemand zijn verantwoordelijkheid niet pakt en dat vind ik dan lastig te benoemen. Het voordeel is dan wel dat we samen de verantwoordelijkheden van de rollen hebben beschreven. Het is namelijk veel makkelijker om iemand aan te spreken op iets wat je samen afgesproken hebt in plaats van iemand aanspreken op een persoonlijke verwachting die ik heb. En het voordeel is dat het gat steeds kleiner wordt tussen je persoonlijke verwachtingen en wat we afspreken in het rollen- en werkoverleg. Maar het blijft toch lastig.  

Terugkijkend over de afgelopen anderhalf jaar, kan je ons vertellen wat jouw leerpunten zijn? 

Je komt steeds dichter bij wat je zelf belangrijk vindt doordat je spanningen blijft benoemen, analyseren en uitdiepen. Dit zorgt ervoor dat je steeds meer het team wordt dat het beste bij je past en waar je je prettig in voelt. Ook het initiatief tonen om je eigen spanningen op te lossen gaat steeds natuurlijker. Dit leerpunt heeft ook impact op andere aspecten van mijn werk. Doordat ik gewend ben in voorstellen te denken kom ik ook in andere teams sneller met een voorstel.  

Je bent inmiddels helemaal gewend om iets een “spanning” te noemen? 

Ja in het begin vond ik dat heel gek, wie heeft het nu over een spanning? Maar gaandeweg ben ik wel tot het inzicht gekomen dat een spanning een persoonlijke lading draagt. Dit draagt bij aan de open sfeer in het team en hierdoor kunnen we onszelf zijn. Een spanning is iets van jezelf, dat hoeft iemand anders niet ook zo te ervaren. De term die ik hier eerder voor gebruikte was ‘probleem’, echter, dat klinkt zo resoluut, alsof iedereen er last van heeft en het opgelost moet worden. Spanning is uiteindelijk een betere term om dingen aan het licht te brengen. Maar, in het begin is het wel een giechelwoord.  

Wat vind je het leukste aan deze manier van samenwerken? 

Het leukste is continue met elkaar naar het proces en de manier van samenwerken kijken en daar steeds verbeteringen in doorvoeren. Bij andere manieren van organiseren is dat niet vanzelfsprekend, dan ben je voornamelijk met inhoudelijke zaken bezig en niet zo met het proces.  

Als je nu kijkt naar de doelstelling waarom Nippur aan dit traject is begonnen, denk je dat die doelen gehaald worden? 

Ja dat denk ik wel, het is veel makkelijker geworden om als consultant naast je project bij de klant ook een interne rol op je te nemen. Het is een mooie manier om een steentje bij te kunnen dragen aan Nippur zonder dat je gelijk in een managementrol zit. Dit hoeft niet eens veel tijd te kosten; zo hebben we een rol waar je met enkele uren per kwartaal al een nuttige bijdrage levert aan ons team, en daarmee aan Nippur. Dit geeft mij een bepaalde voldoening omdat ik het leuk vind om ook met de Nippur-organisatie bezig te zijn.  

Zie jij ook nadelen aan deze manier van werken?  

Het is geen reguliere manier van werken, je moet er wel aan wennen, het heeft een opstarttijd nodig. Je moet op een andere manier leren aankijken tegen hoe je met elkaar samenwerkt. Het kost tijd om dit te leren. Ook zal het niet voor iedereen geschikt zijn, deze manier van werken zal niet bij iedereen passen. Binnen Nippur ben je niet verplicht een rol op te pakken en kan je zelf kiezen welke rol je leuk lijkt. Ik ben ook wel benieuwd hoe het gaat met taken die niemand wil doen. Binnen het contentteam hebben we bijvoorbeeld recent de website als domein toegevoegd. Maar ja, wie gaat nu het technisch beheer van de website oppakken? We kunnen natuurlijk proberen de rol meer aantrekkelijk te maken maar je blijft werk houden wat niet leuk is en toch gedaan moet worden. Misschien dan maar wat vaker de rollen rouleren.  

Wat zou je iemand die nog aan het begin van het traject staat willen meegeven? 

Vooral gewoon meedoen!  Ga eerst eens ervaren hoe het is zo open over de manier van werken te praten. Waarschijnlijk merk je dat het snel went en zie je steeds vaker wat er beter kan. En wees niet bang om je spanning op tafel te leggen, stap er met een open blik in. Mensen in ons team durven zich echt kwetsbaar op te stellen. Doordat we gewend zijn om over dingen te praten die ons dwarszitten, zijn we een heel open team geworden. Mensen voelen zich veilig in ons team en er is ook ruimte om over meer persoonlijke zaken te praten, bijvoorbeeld als het privé even niet lekker gaat. Maar dit moet groeien dus geef het de tijd.